R.E.D. Systemen B.V.            Achterbroek 61             2825NE              Berkenwoude             Tel. 0182-367833             info@redsystemen.nl

   Home            Producten            Organisatie            Demo            Voordelen            Support

 

MS Office documenten snel archiveren en opvragen  

 

Omdat bedrijven dagelijks overspoeld worden met e-mails is het belangrijk dat het archiveren en het kunnen terugvinden van e-mails zo efficiënt mogelijk verloopt. Dankzij onze handige knopen in Outlook slaat u elk e-mail zowel volautomatisch of desgewenst handmatig op.

 

Volautomatisch (de Emailroom-module)

In de automatische stand leest OpenDIS Professional binnengekomen e-mails inclusief pdf-bijlagen (en diverse andere bestandsformaten) en zal vervolgens op basis van cliëntherkenning, onderwerpherkenning en bijlageherkenning de e-mail niet alleen in het juiste dossier opslaan maar de e-mail ook aan het juiste onderwerp hangen en een korte omschrijving meegeven. Ook kan deze e-mail desgewenst doorgestuurd worden naar de betreffende behandelaar.

 

Handmatig

Net als bij de volautomatische methode kunt u bij de handmatige methode instellen of e-mails verplaatst moeten worden naar OpenDIS of gekopieerd. Ook kunt u e-mails na opslaan tevens in een aparte map van Outlook bewaren. OpenDIS zal direct na het klikken op een archiveringsknopje in Outlook automatisch het dossiernummer proberen te achterhalen waar deze e-mail toe behoort. Dit kan bijvoorbeeld door te kijken of er een klantnummer of dossiernummer in het onderwerp van het e-mailbericht staat. Zo niet dan kijkt OpenDIS of er al eerder een e-mail van deze afzender is opgeslagen en zo ja bij welk relatie. OpenDIS zal deze relatie als suggestie aanbieden. Het fraaie is dat als u een e-mail wilt verzenden, OpenDIS MS Office het dossiernummer/klantnummer in de onderwerpregel plaatst zodat niet alleen deze verzonden e-mail eenvoudig kan worden opgeslagen maar ook alle e-mails die worden teruggestuurd (reply) naar uw kantoor. Deze handmatige methode mist enkele handige en slimme functionaliteiten die wel aanwezig zijn in de optionele module Emailroom-module.

Integratie met MS Office

 

Met een paar muisklikken Word-bestanden en e-mails opvragen en archiveren

 

 

 

 

 

Middels een handige knop in Word, Outlook en Excel slaat u deze snel op

 

 

Al deze documenten zijn eenvoudig door de medewerkers op te vragen

OpenDIS archiveert talrijke bestandsformaten waaronder Word, Outlook en Excel